Dokumenty urzędowe wydawane na terenie jednego kraju (zagraniczne dokumenty urzędowe), które mają zostać przedłożone w innym kraju, muszą być uwierzytelnione, jeśli mają być zaakceptowane przez drugi kraj. Na podstawie Konwencji o zniesieniu wymogu uwierzytelniania zagranicznych dokumentów urzędowych dnia 5. października 1961 v Hadze kraje uzgodniły, że w przypadku takiej wymiany dokumentów, dokument nie musi być uwierzytelniony przez ambasady w kraju utworzenia dokumentu, ale jego ostatecznego uwierzytelnienia dokonuje się w kraju, w którym dokument został wydany. Francuska nazwa Apostille oznacza więc certyfikat wydany przez odpowiednią instytucje kraju, który jest umowną stroną konwencji w Hadze. Zagraniczne dokumenty urzędowe zawierające apostille można więc wykorzystać bez dalszego uwierzytelniania w dowolnym kraju umownej strony konwencji oraz w dowolnej instytucji. Jeśli certyfikat jest prawidłowo wypełniony, poświadcza wtedy autentyczność podpisu, stanowiska osoby, która dokument podpisała, ewentualnie także prawdziwość pieczęci lub stempla na dokumencie. Apostille nie poświadcza jednak prawdziwości treści dokumentu, do której jest dołączony. Apostille jest umieszczony bezpośrednio na dokumencie urzędowym lub na  jego załączniku („allonge“), który jest dołączony do uwierzytelnianego dokumentu. Załącznik musi zawierać informacje o kraju pochodzenia, identyfikację osoby, która wydała dokument urzędowy, następnie miejsce i datę uwierzytelnienia, szczegóły o instytucji, która wystawia apostille, numer identyfikacyjny deklaracji, a na koniec pieczęć i podpis osoby wydającej apostille. Jak tylko apostille  zostanie dołączone do urzędowego dokumentu, jest użyteczne i akceptowane przez publiczne instytucje państwowe, które przystąpiły do konwencji w Hadze. Dla krajów, które nie przystąpiły do wymienionej konwencji jest wówczas konieczna wyższa legalizacja w ambasadzie lub konsulacie danego kraju, lecz często zdarza się, że apostille zostanie zaakceptowane i tam.